Optimalizácia nákladov
Analýza tlačového prostredia
Veľké finančné prostriedky môžete ušetriť optimalizáciou tlačového prostredia vo Vašej firme. Či sa jedná o živnostníka, ktorý prevádzkuje malú atramentovú tlačiareň, alebo o veľkú firmu s množstvom zobrazovacích zariadení.
Tlač dokumentov patrí k základným a nevyhnutným činnostiam v každej organizácii. Papierová podoba dát má v obchodných procesoch stále nezastupiteľnú úlohu. V mnohých organizáciách je však tlač považovaná za samozrejmosť a z hľadiska ďalšej správy za druhoradú činnosť. Ľudské a finančné zdroje spoločnosti sú preto vynakladané hlavne na projekty, ktoré nesúvisia priamo s tlačou.
Tlač dokumentov sa však výraznou mierou podieľa na nákladoch organizácie. Každá stránka dokumentu vytlačená na tlačiarni niečo stojí (spotrebný materiál, zakúpenie tlačiarne, energia). Táto čiastka nijako nezohľadňuje ďalšie skryté náklady, ktoré je nutné s tlačou dokumentov spojiť. K nim patrí takisto čas správcov sietí spojený s administráciou tlačiarní, čas užívateľov stratený pri nutnosti tlačiť dokument na tlačiareň, ktorá je umiestnená vo vzdialenom oddelení atď.
Analýza tlačového prostredia organizácie prináša spoločnosti, organizácii, firme nevyhnutné informácie o stave, využití, funkčnosti a efektivity tlačového systému. Na ich základe je možné:
- Optimalizovať výkon tlačového prostredia
- Plánovať budúce nákupy tlačového vybavenia
- Zefektívniť prácu užívateľov tlače dokumentov
- Znížiť náklady na spotrebný materiál
- Zjednodušiť správu tlačiarní správcom systému
- Monitorovať tlačové prostredia z hľadiska nákladov
- Zabezpečiť tlač
Komplexná analýza tlačového prostredia má jeden daný cieľ. Jej úlohou je poskytnúť informácie využiteľné pre ďalšie zámery spoločnosti, organizácie, firmy v oblasti tlače. Aké môžu byť ciele analýzy?
- Zistenie množstva tlačených dokumentov v organizačných jednotkách spoločnosti
- Zistenie nákladov na spotrebný materiál a možnosti optimalizácie
- Zistenie požiadavok na funkcie tlačiarní pred plánovaním nákupu nového vybavenia
- Doporučenie modelov tlačiarní aj plánovanie nákupu s cieľom optimalizovať náklady
- Doporučenie riešenia zabezpečenia a metodiky monitorovanie prostredia (tlač, scanner, fax, kopírovanie)
- Výsledkom analýzy je dokument obsahujúci zistené informácie a prípadné doporučenia.
